内定辞退の連絡はメール？電話？例文つき｜病院・クリニック・医療事務
内定辞退の連絡はいつまでにする？
辞退を決めたら、できるだけ早く連絡します。病院・クリニックは、入職日に合わせて勤務表（シフト）の作成、研修の準備、ユニフォームや電子カルテのアカウントの用意などを進めています。連絡が早いほど、医療機関はほかの応募者に連絡したり、募集を続けたりできます。
「連絡しにくいから」と先延ばしにすると、医療機関の準備がさらに進み、伝えにくさも増します。回答の期限を指定されている場合は、その期限より前に伝えます。
電話とメール、どちらで伝える？
- 基本は電話 → メール — 電話で採用担当者に直接伝え、そのあとメールでも送ると、伝わったことが記録に残ります
- 電話がつながらないとき — 担当者が不在なら、戻る時間を聞いてかけ直します。何度かけてもつながらない場合や、やり取りがメール中心だった場合は、先にメールで伝え、「お電話でもお伝えしたく、改めてご連絡いたします」と添えます
- かける時間帯 — 医療機関の電話は患者さんの連絡にも使われます。診療が始まった直後や終わる間際など、混みやすい時間は避けます。採用担当者から連絡しやすい時間を聞いていれば、その時間にかけます
- 紹介会社を通して応募した場合 — まず紹介会社の担当者に伝え、医療機関への連絡の仕方を相談します
電話ではどう話す？
以下は話し方の見本です。自分の状況に合わせて言い換えてください。
【電話の話し方の見本】 「お忙しいところ失礼いたします。○月○日に看護師（医療事務）として内定のご連絡をいただきました○○と申します。 採用ご担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか。」 （担当者に代わったら） 「○○です。先日は内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。 大変申し上げにくいのですが、検討を重ねた結果、内定を辞退させていただきたく、お電話いたしました。 準備を進めていただいていたところ、ご迷惑をおかけして申し訳ございません。」 （理由を聞かれたら） 「ほかの医療機関とも検討し、自分の希望する働き方に照らして決めました。」 「家庭の事情により、入職が難しくなりました。」 （最後に） 「確認のため、このあとメールでもお送りいたします。 本当に申し訳ございませんでした。失礼いたします。」
引き止めや条件の再提示があっても、気持ちが決まっていれば「ありがたいお話ですが、気持ちは変わりません」と丁寧に伝えます。書類の返送などを求められたら、方法を確かめてメモします。
メールではどう書く？
件名だけで用件が分かるようにし、本文は短くまとめます。以下は書き方の見本です。
電話で伝えたあとに送るメール
件名：内定辞退のご連絡（氏名） ○○クリニック 採用ご担当 ○○様 お世話になっております。○○です。 先ほどはお電話にて失礼いたしました。 改めまして、このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 お電話でお伝えしましたとおり、誠に勝手ながら、内定を辞退させていただきます。 選考に時間を割いていただき、準備も進めていただいていたところ、 ご期待に沿えず大変申し訳ございません。 貴院のますますのご発展をお祈り申し上げます。 氏名： 電話番号： メールアドレス：
電話がつながらず、先にメールで伝える場合
件名：内定辞退のご連絡（医療事務・氏名） ○○医院 ○○様 お世話になっております。○月○日に医療事務として内定のご連絡をいただきました○○です。 本日お電話を差し上げましたが、ご不在とのことでしたので、メールにて失礼いたします。 このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 検討を重ねた結果、誠に勝手ながら、内定を辞退させていただきたく存じます。 ご期待に沿えず、大変申し訳ございません。 改めてお電話でもご連絡いたします。 氏名： 電話番号： メールアドレス：
入職を承諾した後でも辞退できる？
入職承諾書や雇用契約書を出した後に、事情が変わって辞退することもあります。法律上の扱いは、内定や承諾によって労働契約がすでに成立しているかどうかで変わり、個別の事情によります。確認できる範囲で整理します。
- 内定の位置づけ — 厚生労働省のQ&Aは、採用内定に法的な定義はなく、一般には、始期付きで解約権を留保した労働契約が成立している状態を指すとされていると説明しています[1]
- 労働者からの辞退 — 同じQ&Aは、内定辞退は基本的に問題ないとしつつ、信義則に反するほど不誠実な場合には損害賠償を求められる可能性があるとしています。また、労働者の意思に反して労働契約の履行（働くこと）を強制することはできないとしています[1]
- 民法第627条 — 期間の定めのない雇用では、各当事者はいつでも解約の申入れができ、雇用は申入れの日から2週間を経過すると終了すると定めています[2]。内定の段階でこの規定がどう当てはまるかは、契約の内容によって考え方が分かれ得るため、ここでは断定しません
- 期間の定めがある雇用（有期契約） — 民法第628条は、期間を定めた場合でも、やむを得ない事由があるときは直ちに契約を解除できるとし、その事由が一方の過失による場合は相手方に損害賠償の責任を負うと定めています[2]
- 違約金の定め — 労働基準法第16条は、使用者が労働契約の不履行について違約金を定めたり、損害賠償額を予定する契約をしたりすることを禁止しています[3]
法律の扱いがどうであれ、医療機関は入職に向けて準備を進めています。承諾した後の辞退ほど、早く、直接、誠実に伝えることが大切です。トラブルになりそうなときは、都道府県労働局や労働基準監督署にある総合労働相談コーナー（無料・予約不要）に相談できます[4]。
辞退するときに確認しておくことは？
- 受け取った書類や物 — 返送を求められた書類、貸与されたものがあれば、指示どおりに返します
- 提出した書類 — 履歴書や免許証の写しなどの扱いについて、気になる場合は問い合わせます
- 今の職場の退職手続き — 内定をもとに今の職場へ退職を申し出ている場合は、撤回できるかどうかを早めに相談します
- ほかの応募先 — 選考中のほかの医療機関があれば、状況に合わせて連絡します
辞退で迷わないために
内定の後で迷わないためには、入職前に条件や職場の様子を確かめておくことが役立ちます。応募の前に採用ページをよく読み、見学や面接で働き方を確かめ、内定後は労働条件通知書で書面の条件を確認すると、迷いが減ります。進め方は直接応募ガイドと、職種別の医療事務の直接応募ガイドにまとめています。
参考資料（確認日 2026年10月22日）
- 厚生労働省「確かめよう労働条件」Q&A「採用の内定・内々定について、取消や辞退する場合の注意点」 ページ
- 民法 第627条・第628条（e-Gov法令検索） 法律
- 労働基準法 第16条（e-Gov法令検索） 法律
- 厚生労働省「総合労働相談コーナーのご案内」 ページ
よくある質問
内定辞退はメールだけで伝えてもいいですか？
メールでのやり取りが中心だった場合や、電話がつながらない場合はメールでも伝わります。ただ、医療機関は入職に向けて準備を進めていることが多いので、まず電話で伝え、そのあと確認のためにメールを送ると、行き違いが起きにくくなります。
辞退の理由は正直に言わないといけませんか？
詳しく説明する義務はありません。「検討の結果」「家庭の事情により」など簡潔な言い方で構いません。ほかの医療機関に決めた場合も、そう伝えて差し支えありません。相手を批判する言い方は避けます。
入職承諾書を出した後でも辞退できますか？
厚生労働省のQ&Aでは、労働者からの内定辞退は基本的に問題ないとしつつ、信義則に反するほど不誠実な場合には損害賠償を求められる可能性があるとしています。また、労働者の意思に反して働くことを強制することはできないとしています。辞退を決めたら、できるだけ早く誠実に連絡することが大切です。
「辞退したら違約金を払う」と言われたら？
労働基準法第16条は、使用者が労働契約の不履行について違約金を定めたり、損害賠償額を予定する契約をしたりすることを禁止しています。困ったときは、都道府県労働局や労働基準監督署にある総合労働相談コーナー（無料・予約不要）に相談できます。
医療事務の内定辞退で気をつけることは？
連絡の仕方は職種による違いはありません。クリニックでは院長や事務長が採用担当を兼ねていることがあり、診療中は電話に出られないことがあります。採用の連絡を受けた相手と時間帯を確かめ、診療時間外や昼休みの前後など、相手が話しやすい時間にかけます。
次の職場は、公式採用ページから直接応募
採用直行便は、全国の病院・クリニックが自ら公開している公式採用ページを、市区町村・診療科・最寄り駅から探せる無料のサイトです。会員登録は要りません。紹介会社を通さずに応募すると、採用する医療機関に紹介手数料の負担がかかりません。
この記事は一般的な情報提供です。制度・料金・サービス内容は変わることがあります。手続きや申し込みの前に、必ず各機関・各社の公式情報をご確認ください。